Η εμπειρία της Microsoft από την εξ αποστάσεως εργασία

14:06 30/3/2020 - Πηγή: TechPress

Έχουν περάσει δύο εβδομάδες από τη στιγμή που εφαρμόσαμε την εργασία εξ αποστάσεως καθώς η προσπάθεια αντιμετώπισης του COVID-19 έχει εντατικοποιηθεί.

Πολλοί άνθρωποι από όλες τις χώρες του κόσμου μένουν στο σπίτι τους. Με σχολεία, εκκλησίες, επιχειρήσεις και γραφεία να είναι κλειστά, ανακαλύπτουμε πραγματικά τι σημαίνει να μένεις σπίτι μαζί με την οικογένεια σου, προσπαθώντας να παραμείνεις παραγωγικός

και ταυτόχρονα συνδεδεμένος με τους συνεργάτες σου. Υπάρχουν όμως τόσα πολλά που μπορούμε να μάθουμε ακόμη όλοι μας. Η υπάρχουσα κατάσταση «υποχρέωσε» τη Microsoft να επανεξετάσει τα πάντα, από τον προγραμματισμό των συναντήσεων μέχρι το τρόπο που διαχειριζόμαστε τις ομάδες μας. Παρακάτω θα βρείτε συγκεντρωμένα, όλα όσα έχουμε μάθει ως οργανισμός ως σήμερα. Ελπίζουμε να βρείτε αυτά τα «διδάγματα» χρήσιμα.

Οδηγός εργασίας από το σπίτι

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν εγχειρίδια για το πως εργαζόμαστε στο περιβάλλον του γραφείου. ‘Όταν εφαρμόσαμε την εργασία εξ’ αποστάσεως, συνειδητοποιήσαμε αμέσως πως οι εργαζόμενοι χρειάζονται καθοδήγηση για αυτόν τον τρόπο εργασίας.

Έτσι, αρκετοί από εμάς εφαρμόζουμε την εργασία εξ αποστάσεως για πρώτη φορά και με ελάχιστο χρόνο προσαρμογής σε αυτή την αλλαγή. Συχνές απορίες: Πώς να στηθεί ένας χώρος εργασίας όπου θα μπορείς να συγκεντρωθείς; Πώς να είμαστε σε επαφή από τη στιγμή που δεν θα μπορούμε να βρεθούμε από κοντά; Γιατί αισθανόμαστε πως δεν ξέρουμε πια είναι η κατάλληλη στιγμή να κάνουμε ένα διάλλειμα; Επιπλέον, προσθέτοντας την πρόκληση των παιδιών ή των υπόλοιπων μελών της οικογένειας στο σπίτι – μια πραγματικότητα για πολλούς εργαζομένους στη διάρκεια αυτής της έξαρσης -είναι αναπόφευκτο πολλοί να δυσκολεύονται.

Για την αντιμετώπιση αυτής της κατάστασης, την προηγούμενη εβδομάδα, μοιράσαμε έναν ολόκληρο «οδηγό εργασίας από το σπίτι» στους εργαζομένους μας. Σκεφτήκαμε πως μπορεί να φανεί χρήσιμο σε όλους, για αυτό δημιουργήσαμε μια νέα έκδοση, ανοιχτή προς όλους, ιδιώτες και εταιρείες Είναι γεμάτος από συγκεκριμένες συμβουλές για όσα χρειάζεστε, από την δημιουργία ενός χώρου εργασίας στο σπίτι μέχρι καλές πρακτικές για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους συνεργάτες σας.

Διαχείριση συνεχόμενων συναντήσεων

Στο γραφείο, είναι φυσικό να υπάρχουν διαλλείματα μεταξύ των συναντήσεων. Υπάρχουν οι βόλτες στο διάδρομο, η αναμονή των συναδέλφων σας όταν περιμένετε να φάτε όλοι μαζί καθώς και οι κουβέντες που ανταλλάζετε με τους συναδέλφους σας όταν τους πετυχαίνετε τυχαία στο διάδρομο. Κατά τη διάρκεια όμως της καθημερινής εργασίας μας, σπάνια παρατηρούμε αυτές τις στιγμές. Αντίθετα, στην εργασία εξ αποστάσεως, συνειδητοποιούμε πόσο χρειαζόμαστε αυτές τις μικρές στιγμές διαλλείματος για να μπορέσουμε να ανταπεξέλθουμε σε μια ημέρα πολλαπλών συναντήσεων.

Πως μπορείτε να είστε σίγουροι πως ναι μεν η ομάδα εργασίας σας θα είναι εκεί όταν τη χρειάζεστε αλλά παράλληλα θα μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα μεταξύ των συναντήσεων; Ενθαρρύνουμε τουςεργαζομένους σας να προγραμματίζουν τις συναντήσεις και να τις ολοκληρώνουν πέντε λεπτά νωρίτερα. Η συγκεκριμένη πρακτική θα μειώσει ελαφρώς το χρόνο σας, αλλά θα σας βοηθήσει να μην νιώσετε εξουθενωμένοι μετά από συνεχόμενες συναντήσεις,

Δημιουργήστε χώρο για να αποσυνδέεστε

Όταν εργαζόμαστε σε φυσικό περιβάλλον, βρίσκουμε καθημερινά τρόπους να μπορούμε να ‘’αποσυνδεόμαστε’’ λίγό χωρίς να πρέπει να καταβάλλουμε προσπάθεια. Προετοιμάζοντας δείπνο για την οικογένεια, συναντώντας φίλους μετά την δουλειά για να άθληση ή ακόμα και η επιστροφή στο σπίτι με το λεωφορεία, βοηθάει να αφήσουμε πίσω τα γεγονότα της ημέρας και να προετοιμαστούμε για την επόμενη. Ακόμα και κάτω από τις καλύτερες συνθήκες, να αποσυνδεθείς από την εργασία όταν δουλεύεις εξ αποστάσεως μπορεί να είναι μια πρόκληση. Για να βοηθήσουμε τους υπαλλήλους μας, έχουμε αρχίσει να προσφέρουμε εικονικές συνεδρίες διαλογισμού στις οποίες μπορούν να συμμετάσχουν όταν χρειάζονται μια στιγμή για να χαλαρώσουν από την εργασία.

Εάν επιλέξετε να κάνετε το ίδιο, ακολουθούν μερικές πρακτικές συμβουλές που μπορείτε να μοιραστείτε με τους εργαζομένους σας σε διαδικτυακές συνεδρίες διαλογισμού. Πρώτα, βρείτε έναν ήσυχο χώρο όπου δεν θα σας διακόψει κανείς. Στη συνέχεια, ρυθμίστε το μικρόφωνό σας για σίγαση, ώστε οι άλλοι να μπορούν να απολαύσουν τη σιωπή. Και τέλος, χρησιμοποιήστε τη κάμερα σας για να παρακολουθήσετε τον αρχηγό της συνεδρίασης για οδηγίες σχετικά με τις τεχνικές αναπνοής. Μόλις αισθανθείτε ότι έχετε όσα χρειάζεστε, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη κάμερα για να εστιάσετε πλήρως στην ηρεμία του νου σας.

4. Συνέχεια στο ομαδικό πνεύμα

Σε όλα τα είδη συναντήσεων, για να γιορτάσουν ακόμα και μικρές επιτυχίες, οι υγιείς ομάδες συνεργασίας εξαρτώνται από την συχνή επαφή. Για τόσους πολλούς από εμάς που ξαφνικά μεταφερόμαστε στην εργασία εξ αποστάσεως, είναι δελεαστικό να αρκούμαστε μόνο ‘’ στα βασικά’’ αναβάλλοντας σημαντικά γεγονότα και στιγμές ομαδικής διασκέδασης μέχρι να μπορέσουμε να επανέλθουμε στη κανονικότητα.

Έχουμε διαπιστώσει ότι όπου είναι δυνατό, είναι προτιμότερο να συνεχίζουμε να χτίζουμε το ομαδικό πνεύμα ακόμα και όταν πρέπει να χτιστεί ξεχωριστά. Προγραμματίζετε ένα πάρτι γενεθλίων για έναν συνάδελφο. Οργανώστε μια συνάντηση μέσω Teams και γεμίστε την οθόνη με GIF HBD. Έρχεται ένα μεγάλο συνέδριο πωλήσεων; Αρχίστε να σκέφτεστε πώς θα κρατήσετε το ενδιαφέρον εναλλακτικά, μέσα από μία εικονική περιήγηση. Και αν έρθει η ώρα για την τριμηνιαία συνάντηση, απλά πραγματοποιήστε την. Η ομάδα σας θα είναι τώρα περισσότερο από ποτέ πρόθυμη να μοιραστεί ιδέες και να συνδεθεί μεταξύ της. Οι ομαδικές συναντήσεις, που ενισχύουν το ομαδικό πνεύμα φαίνονται ως μία πρόκληση ειδικά όταν γίνονται εξ αποστάσεως, αλλά αξίζει η επιπλέον προσπάθεια που γίνεται ώστε να μείνουν όλοι ενωμένοι και συνδεδεμένοι μεταξύ τους.

Μοιραζόμαστε όλα αυτά που έχουμε μάθει για τη διοίκηση εξ αποστάσεως στον οδηγό work-from-home. Αυτό περιλαμβάνει την ενίσχυση της ένταξης, τον συχνό έλεγχο και την καθοδήγηση των συνεργατών σας για να τους βοηθήσετε να ανακαλύψουν τις δικές τους βέλτιστες πρακτικές για την εξ αποστάσεως εργασία. Στη παρούσα κατάσταση, κάθε εργαζόμενος αντιμετωπίζει μοναδικές προκλήσεις και προσεγγίζει τη κατάσταση διαφορετικά. Ως επικεφαλής, είναι τόσο σημαντικό να προσπαθούν να κατανοούν και να ανταποκριθούν στις ατομικές ανάγκες των μελών τις ομάδας όσο το δυνατόν περισσότερο.

Αυτά τα μαθήματα αντικατοπτρίζουν μερικές από τις πρώτες στιγμές μας μετά από δύο εβδομάδες εξ αποστάσεως εργασίας. Από τις προγραμματισμένες συναντήσεις που επιτρέπουν στους ανωτέρους να διαχειρίζονται αποτελεσματικά ομάδες εργασίας εξ αποστάσεως, ανακαλύπτουμε τόσα πολλά για αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας. Είμαστε βέβαιοι ότι αυτά τα μαθήματα θα έχουν διαχρονική αξία πέρα ​​από το COVID-19, καθώς οι οργανισμοί παντού θα συνεχίζουν να δίνουν προτεραιότητα στην εργασία εξ αποστάσεως.