Έξυπνος αυτοματισμός για κάθε λειτουργία της επιχείρησής σας

16:19 24/6/2021 - Πηγή: Fortune

Ένας από τους βασικούς στόχους κάθε επιχείρησης, είναι να βελτιστοποιεί κάθε της διαδικασία ώστε να εκτελείται απομακρυσμένα, γρήγορα, αποτελεσματικά, φιλικά και κυρίως χωρίς λάθη.

Το ιδανικό βέβαια, θα ήταν κάθε διαδικασία να εκτελείται αυτόματα, χωρίς χαμένες ανθρωποώρες ή την πιθανότητα λάθους, αλλά και με όσο το δυνατόν χαμηλότερο κόστος.

Παράλληλα, οποιαδήποτε λύση αυτοματισμού θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να μπορεί να συνδεθεί (και μάλιστα χωρίς εξειδικευμένο προγραμματισμό) με όλα τα βασικά συστήματα

ΙΤ της επιχείρησης. Θα πρέπει για παράδειγμα να συνδέεται με το ERP ή με το CRM, θα πρέπει να επικοινωνεί με το email, και τη βάση δεδομένων κ.ο.κ.

Μπορεί άραγε να επιτευχθεί κάτι τέτοιο; Μπορούν να αυτοματοποιηθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες και μάλιστα με έναν εύκολο και γρήγορο τρόπο που δεν θα απαιτεί κάποια επένδυση σε νέα εργαλεία; Μπορεί ο εργαζόμενος να λειτουργεί απρόσκοπτα από όπου και αν βρίσκεται;

Η απάντηση είναι… ναι.

Αξιοποίηση της υπάρχουσας υποδομής

Οι λύσεις της Microsoft όπως για παράδειγμα το Office 365 και το Teams, είναι εξαιρετικά διαδεδομένες στον επιχειρηματικό κόσμο και ταυτόχρονα εξαιρετικά ισχυρές. Για την ακρίβεια, πολύ πιο ισχυρές από ό,τι οι περισσότεροι γνωρίζουν, αφού συνήθως χρησιμοποιείται στις περισσότερες επιχειρήσεις ένα μικρό μόνο τμήμα των δυνατοτήτων τους.

Για παράδειγμα, η σουίτα του Office 365 περιλαμβάνει και έναν collaboration server (SharePoint) που διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες σε ό,τι αφορά την εσωτερική επικοινωνία (intranet) της επιχείρησης και τη διαχείριση εγγράφων (document management) με δυνατότητες σχεδίασης workflow, εγκρίσεων, πολλαπλών εκδόσεων κ.ο.κ.

Αντίστοιχα, το Microsoft Teams, έχει πάψει από καιρό να αποτελεί μία εφαρμογή για meetings και μόνο. Είναι μία λύση τηλεφωνίας, επικοινωνίας με chat, διαμοίρασης αρχείων, αλλά και αυτοματισμού διαδικασιών.

Με την αξιοποίηση των εργαλείων της Microsoft, το Microsoft Teams μπορεί να γίνει το κέντρο αυτοματισμού της επιχείρησης και το κέντρο υλοποίησης του ψηφιακού μετασχηματισμού στην πράξη.

Power Automate: Η δύναμη του αυτοματισμού

Μέσω της πλατφόρμας Power της Microsoft, κάθε επιχείρηση έχει στη διάθεσή της μία πραγματικά μοναδική λύση που μπορεί να επικοινωνήσει με ετερόκλητα συστήματα χωρίς την ανάγκη υλοποίησης custom κώδικα. H Power Platform της Microsoft δίνει τη δυνατότητα σχεδιασμού και υλοποίησης εφαρμογών οι οποίες ενορχηστρώνουν όλα τα εμπλεκόμενα συστήματα και τις διαδικασίες, προσφέροντας στον χρήστη ένα φιλικό περιβάλλον λειτουργίας μέσα από το Teams.

Ένα παράδειγμα αποτελεί ο τρόπος διαχείρισης των συμβάσεων. Κάποιος πρέπει να συντάξει ένα draft αφού πρώτα βρει όλα τα στοιχεία που απαιτούνται και εν συνεχεία αυτό το draft θα πρέπει να διαμορφωθεί ώστε να πάρει μία σειρά από εγκρίσεις μέχρι την τελική του μορφή. Εν συνεχεία, θα πρέπει να σταλεί στον αντισυμβαλλόμενο, να υπογραφεί, να μοιραστεί σε αντίγραφο και να αποθηκευτεί.

Με τη χρήση του Microsoft Teams και της πλατφόρμας Power, όλα αυτά αυτοματοποιούνται. Επιτυγχάνεται επικοινωνία για παράδειγμα με το ERP, ώστε να περαστούν  τα σωστά νομικά στοιχεία σε ένα έγγραφο. Εν συνεχεία το έγγραφο δημοσιεύεται στον SharePoint καλώντας τους εμπλεκόμενους να το εγκρίνουν. Αυτόματα, όταν δοθεί η τελική έγκριση, αποστέλλεται στους αντισυμβαλλόμενους ενεργοποιώντας μία πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής όπως αυτή της DocuSign (η οποία επίσης επικοινωνεί με τα Power Apps στο Teams) και υπογράφεται το έγγραφο.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία των υπογραφών, το σύστημα λαμβάνει σχετική ειδοποίηση, και δημοσιεύει το τελικό έγγραφο στο SharePoint ώστε να είναι σωστά αρχειοθετημένο και προσβάσιμο από όποιους απαιτείται. Και όλα αυτά, χωρίς καμία ανθρώπινη παρέμβαση.

Info Quest Technologies: Ο συνεργάτης του ψηφιακού μετασχηματισμού της επιχείρησης

Σε αυτό το «ταξίδι» του ψηφιακού μετασχηματισμού, της αυτοματοποίησης και βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών, αλλά και του εκσυγχρονισμού της υποδομής, θα χρειαστείτε έναν έμπειρο, ευέλικτο και πρωτίστως, αξιόπιστο συνεργάτη.

Η Info Quest Technologies, μέλος του Ομίλου Quest και κορυφαία εταιρεία πληροφορικής στην Ελλάδα, φέτος κλείνει 40 χρόνια δυναμικής παρουσίας στην αγορά με διαχρονική αποστολή την καινοτόμο δημιουργία αξίας μέσω της παροχής προϊόντων, λύσεων και υπηρεσιών, που βοηθούν στον ψηφιακό μετασχηματισμό καταναλωτών, επιχειρήσεων και οργανισμών.

Η Info Quest Technologies συγκαταλέγεται στους στρατηγικούς συνεργάτες της Microsoft και σε συνδυασμό με εξειδικευμένες εταιρείες του Ομίλου όπως η Team Candi, αλλά και τους συνεργάτες της, προτείνει, σχεδιάζει και να υλοποιεί, ολοκληρωμένες λύσεις που θα αναλάβουν την αυτοματοποίηση κάθε διαδικασίας αλλά και την εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών που έχουν εφαρμοστεί με ιδιαίτερη επιτυχία, τόσο σε ελληνικό, όσο και σε παγκόσμιο επίπεδο. Οι λύσεις επιτυγχάνουν την πλήρη εκμετάλλευση της υπάρχουσα υποδομή και των λύσεων της Microsoft (Office 365, Teams κ.λπ.), ώστε να επιτευχθούν όλα τα παραπάνω χωρίς επένδυση σε επιπλέον εργαλεία, σημαντική οικονομία και προστασία των υφιστάμενων επενδύσεων.

Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε στo  email : [e-mail]

To άρθρο Έξυπνος αυτοματισμός για κάθε λειτουργία της επιχείρησής σας δημοσιεύθηκε αρχικά στο Fortunegreece.com.