11 πράγματα που οι υπερ-παραγωγικοί άνθρωποι κάνουν διαφορετικά

18:14 19/5/2015 - Πηγή: Huffington Post Greece

Όταν πρόκειται για το ζήτημα της παραγωγικότητας, είμαστε όλοι εξ ορισμού αναγκασμένοι να αντιμετωπίσουμε την ίδια, σημαντική παράμετρο: ό,τι και αν κάνουμε, όποια πτυχή της δικής μας απόδοσης κι αν καταφέρουμε να βελτιώσουμε, αυτό που δεν μπορεί να αλλάξει με κανέναν τρόπο είναι πως η κάθε μέρα έχει μόνο 24 ώρες.

Ωστόσο, υπάρχουν κάποιοι άνθρωποι γύρω μας, που δείχνουν λες και έχουν τον διπλάσιο χρόνο από εμάς, μέσα στη μέρα- ο λόγος είναι πως ξέρουν πώς να δρουν και να διεκπεραιώνουν τις εργασίες τους, με τον κατάλληλο και πιο αποδοτικό τρόπο. Ακόμη και όταν είναι αναγκασμένοι να ασχοληθούν

με πολλές ασχολίες ταυτόχρονα, στο τέλος πάντα τα καταφέρνουν.

Γνωρίζουμε πως, όταν αφήνει κανείς το γραφείο του, στο τέλος μιας μέρας που έχει υπάρξει παραγωγική όσο θα ήθελε, αποχωρεί με ένα πολύ ευχάριστο συναίσθημα.

Με την κατάλληλη νοοτροπία, αυτό είναι κάτι που μπορεί να επιτυγχάνεται καθημερινά. Εξάλλου, είναι γνωστό: δεν χρειάζεται να δουλεύετε περισσότερο ή σκληρότερα- αυτό που χρειάζεται, είναι να δουλεύετε πιο έξυπνα.

Σας παρουσιάζουμε λοιπόν 11 κόλπα και μεθόδους, τις οποίες αξιοποιούν τα πραγματικά παραγωγικά άτομα, και στις οποίες βασίζουν την απόδοση τους.

1. Πράττουν τώρα, όχι μετά

Οι πραγματικά παραγωγικοί άνθρωποι δεν αφήνουν τίποτα σε κατάσταση αναμονής, αφού γνωρίζουν πως υπάρχουν πιθανότητες, όπως θα εξελιχθεί η ευρύτερη κατάσταση, να αναγκαστούν στο τέλος να διαθέσουν ακόμη περισσότερο χρόνο. Μην αφήνετε ένα email που πρέπει να απαντηθεί, ή ένα τηλεφώνημα που πρέπει να γίνει, για αργότερα. Με το που τραβήξει κάτι την προσοχή σας, διεκπεραιώστε το, όπως πρέπει να γίνει: κάντε το οι ίδιοι, μεταβιβάστε το σε κάποιον άλλον, ή διαγράψτε το.

2. Προετοιμάζονται για αύριο πριν φύγουν από το γραφείο

Τερματίζουν την ημέρα τους, με το να προετοιμάζονται για την ημέρα που πλησιάζει. Αυτή η πρακτική έχει ως αποτέλεσμα την επίτευξη δύο πραγμάτων: αφενός, θα γνωρίζετε με σχετική ακρίβεια και, κυρίως, ειλικρίνεια τα όσα έχετε πραγματοποιήσει- θετικά ή αρνητικά- κατά την ίδια ημέρα και, αφετέρου, θα έχετε θέσει τις βάσεις προκειμένου να είναι αποδοτική και η επόμενη ημέρα. Είναι μια διαδικασία που χρειάζεται λίγα μόνο λεπτά και ένας εξαιρετικός τρόπος να λήξετε τις ώρες εργασίας σας, με έναν πιο ανάλαφρο τρόπο.

3. Κάνουν πρώτα ό,τι δεν τους αρέσει

Πρόκειται για τον καλύτερο σύμμαχο κατά της αναβλητικότητας: κάνετε πρώτα αυτά που, στην ουσία, δεν θέλετε να κάνετε, ώστε μετά να μπορείτε να συνεχίσετε με καλή διάθεση, με όλα εκείνα που σας ευχαριστούν, σας ενθουσιάζουν και σας εμπνέουν. Έτσι, θα έχετε και καλύτερη επίδοση, τόσο με τις υποχρεώσεις που θα διεκπεραιώσετε πρώτα, αφού θα είστε ξεκούραστοι, όσο και με τις δεύτερες, που θα κάνετε με μεγαλύτερο ενθουσιασμό, ξέροντας πως δεν σας περιμένει κάτι ακόμη που δεν θέλετε.

4. Αντιμετωπίζουν την τυραννία του επείγοντος

Η τυραννία του επείγοντος είναι όρος που δηλώνει την τάση μικρών, ασήμαντων πραγμάτων να διεκδικούν την προσοχή μας, άμεσα, αποτρέποντας μας από το να ασχοληθούμε με αυτά που πραγματικά θέλουμε και έχουν σημασία. Αν υποκύψετε στην πίεση αυτή, είναι πολύ πιθανό να βρείτε τον εαυτό σας να έχει καταλήξει να διεκπεραιώνει απλώς, διαρκώς, τις μικρές αυτές υποχρεώσεις, αφήνοντας ανέπαφα τα πραγματικά σημαντικά. Οι παραγωγικοί άνθρωποι ξέρουν να αναγνωρίζουν πότε πρέπει να γίνει το καθετί και βρίσκονται σε θέση να αγνοήσουν ή μεταβιβάσουν τα πράγματα που εισβάλλουν ως εμπόδια στον δρόμο τους, τη στιγμή που προσπαθούν για κάτι όντως σημαντικό.

5. Τηρούν τα χρονικά πλαίσια κατά τη διάρκεια συναντήσεων

Κατά τη διάρκεια συναντήσεων και meetings, είναι πολύ εύκολο να ξεχαστεί κανείς και να καταλήξει να ξοδεύει πολύ περισσότερη ώρα από ότι σχεδίαζε. Οι υπερ-παραγωγικοί άνθρωποι έχουν επίγνωση πως, εάν το επιτρέψουν σε ένα meeting, εκείνο θα διαρκέσει πολύ περισσότερο από ότι θα ήθελαν. Οπότε, απλώς ενημερώνουν εξ αρχής τους υπόλοιπους, πως η συμφωνία όσον αφορά τον χρόνο θα τηρηθεί κανονικά, δίχως εξαιρέσεις. Με τον τρόπο αυτό και οι υπόλοιποι παριστάμενοι θα είναι πιο αποδοτικοί, καθώς θα θέλουν να προκύψει κατάληξη στο επιθυμητό αποτέλεσμα, εντός των χρονικών πλαισίων.

6. Λένε όχι

Το όχι είναι μια πολύ ισχυρή λέξη, που όμως δεν πρέπει να φοβούμαστε ή διστάζουμε να πούμε σε κάποιον. Όταν πρέπει να αρνηθούν κάτι, οι υπερ-παραγωγικοί άνθρωποι, προτιμούν να είναι ξεκάθαροι, παρά να πουν Δεν νομίζω πως μπορώ ή Δεν είμαι σίγουρος. Να θυμάστε πως, όπως γενικότερα στη ζωή, το να αρνείται κανείς μια νέα δέσμευση σημαίνει ταυτόχρονα αναγνώριση της σπουδαιότητας των τωρινών του δεσμεύσεων, και την αφοσίωση του στην εκπλήρωση και υποστήριξη αυτών. Σύμφωνα, εξάλλου, με έρευνα του πανεπιστημίου της Καλιφόρνια, όσο πιο δύσκολα λέει κανείς όχι, τόσο πιο πιθανό είναι αν βιώσει κάποια στιγμή άγχος, στρες- ακόμη και κατάθλιψη. Το όχι ευεργετεί τον εαυτό σας, τη διάθεση σας και τη δημιουργικότητα σας.

7. Κοιτάνε τα email τους μόνο κατά συγκεκριμένες ώρες

Δεν επιτρέπουν στα ηλεκτρονικά μηνύματα να διασπάσουν την προσοχή τους. Πέραν του ότι τσεκάρουν τα μηνύματα μόνο σε συγκεκριμένες στιγμές της ημέρας, χρησιμοποιούν τις δυνατότητες που προσφέρονται από τους παρόχους ηλεκτρονικών ταχυδρομείων, σύμφωνα με τις οποίες ο καθένας μπορεί να επιλέξει στα μηνύματα ποιών χρηστών να δίνεται προτεραιότητα. Κάποιοι χρησιμοποιούν ακόμη και τις δυνατότητες αυτόματης απάντησης.

8. Δεν χαραμίζουν την ενέργεια τους σε πολλά πράγματα ταυτόχρονα

Οι υπερ-παραγωγικοί άνθρωποι γνωρίζουν πως το να ασχολείται κανείς με πολλά διαφορετικά πράγματα ταυτόχρονα- όταν μάλιστα στο καθένα από αυτά αναμένεται να παρουσιάσει κάποια επίδοση- δεν έχει νόημα. Το γεγονός αυτό επιβεβαιώνει και έρευνα του πανεπιστημίου του Στάνφορντ, καθώς διασπάται η προσοχή και χρειάζεται χρόνος προκειμένου να μπορέσει κανείς να ανακαλέσει στο μυαλό του την συγκεκριμένη εκείνη ακριβώς πληροφορία εκείνη που χρειάζεται, ανά περίπτωση. Η εν λόγω έρευνα, εξάλλου, διαπιστώνει πως ακόμη και για τους ανθρώπους που έχουν την εντύπωση πως όντως μπορούν να διεκπεραιώνουν επιτυχώς διαφορετικές ασχολίες ταυτόχρονα, οι πραγματικές τους επιδόσεις είναι πολύ χαμηλότερες από ότι πιστεύουν, αφού καλούνται να ταξινομήσουν τις σκέψεις τους, να μεταπηδήσουν από τον έναν τρόπο δράσης και σκέψης στον άλλον και να αφήσουν κατά τόπο τις περιττές πληροφορίες.

9. Ξέρουν πότε να αποσύρονται

Είναι κάτι που, ανά καιρούς, είναι απαραίτητο σε όλους μας. Μην φοβάστε να αποσυρθείτε, όταν πιστεύετε πως αυτό είναι που χρειάζεστε και θα ωφελήσει πραγματικά την απόδοση σας. Δώστε σε ένα έμπιστο άτομο, που γνωρίζει εσάς τους ίδιους και την ιδιοσυγκρασίας σας, έναν αριθμό ανάγκης, σε περίπτωση που χρειαστεί να σας καλέσουν και ορίστε αυτό το άτομο ως ρυθμιστή της επικοινωνίας σας και με τους υπόλοιπους: εάν κάτι είναι πραγματικά σημαντικό, θα σας ειδοποιήσει εκείνο- ταυτόχρονα, όμως, θα έχετε όλο τον χρόνο και την ησυχία, ώστε να ενασχοληθείτε με τα ζητήματα εκείνα που προέχουν.

10. Δέχονται βοήθεια

Οι υπερ-παραγωγικοί άνθρωποι γνωρίζουν έμπρακτα πως δεν είναι οι πιο έξυπνοι, ταλαντούχοι ή αποδοτικοί επαγγελματίες στον πλανήτη. Όταν υπάρχει κάποιος, που μπορεί να πραγματώσει ένα κομμάτι της δουλειάς με μεγαλύτερη επιτυχία, απλώς εμπιστευτείτε τον και αφήστε τον να την κάνει. Αφοσιωθείτε στα τμήματα εκείνα, στα οποία μπορείτε εσείς να έχετε εξαιρετική επίδοση και επιτρέψτε στον εαυτό σας να επωφεληθεί από τις ικανότητες των άλλων, επίσης.

11. Αξιοποιούνται την τεχνολογία

Συχνά αντιμετωπίζουμε την τεχνολογία διστακτικά, λόγω των πιθανών περισπασμών που μπορεί να δημιουργήσει. Οι πραγματικά παραγωγικοί άνθρωποι, όμως, αξιοποιούν την τεχνολογία και τα όσα έχει να τους προσφέρει- κάθε νέα δυνατότητα και πτυχή. Υπάρχουν πολλές ρυθμίσεις διαδικτυακά και πολλές εφαρμογές, οι οποίες μάλιστα προσφέρονται δωρεάν, από τις οποίες μπορείτε να επωφεληθείτε. Επιτρέψτε στην τεχνολογία να διευκολύνει την καθημερινότητα σας και να σας αλαφρύνει από περιττές ασχολίες, που σας κοστίζουν σε χρόνο, ενέργεια και προσοχή.

Πηγές: Forbes , Entrepreneur, The Huffington Post

-- This feed and its contents are the property of The Huffington Post, and use is subject to our terms. It may be used for personal consumption, but may not be distributed on a website.