Η νέα εποχή σε συνέδρια και events

09:23 4/9/2020 - Πηγή: Huffington Post Greece

Μάρτιος 2020. Ο μήνας που άλλαξε την πραγματικότητα όλων μας. Σήμερα η πανδημία του Covid-19 είναι ακόμα εδώ, με την Ελλάδα και τον κόσμο να διανύουν το δεύτερο κύμα έξαρσης. Η επιστροφή στην κανονικότητα που ξέραμε είναι δεδομένο ότι θα αργήσει ή τουλάχιστον θα επανέλθει όταν έχουμε το εμβόλιο. Πώς συνεχίζουμε όμως;

Ο τομέας του hospitality έχει πληγεί και αυτό δεν αφορά μόνο το ταξίδι. Η διοργάνωση συνεδρίων και events αποτελεί σημαντικό κομμάτι της πίτας για την επιβίωση των ξενοδοχείων, είτε αυτό αφορά σε διαμονή των συνέδρων είτε

στην ίδια τη διοργάνωση της εκδήλωσης.

Μιλώντας με νούμερα, το ποσοστό ακύρωσης και αναβολής διεθνών διοργανώσεων στη χώρα μας ξεπερνά το 95%, ενώ εκεί κυμαίνεται και το αντίστοιχο ποσοστό για πανελλαδικές διοργανώσεις σε συνεδριακούς χώρους σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποίησε το πρώτο δεκαπενθήμερο του Ιουλίου ο Σύνδεσμος Ελλήνων Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων (HAPCO), το Γραφείο Συνεδρίων και Επισκεπτών του Δήμου Αθηναίων (ACVB) και το Γραφείο Προσέλκυσης Συνεδρίων και Επισκεπτών της Θεσσαλονίκης (TCB). Ακυρώσεις και αναβολές που υπολογίζεται ότι έχουν επιφέρει μείωση του τζίρου της τάξεως του 69% σε ξενοδοχεία, χώρους εκδηλώσεων και συνεδριακά κέντρα.

Υβριδικές μορφές συνεδρίων & Τεχνολογία

Μπορούμε όμως να σταματήσουμε; Η ανάγκη για networking και εκπαίδευση δεν μπορεί να σταματήσει, η ευελιξία και η προσαρμογή στη νέα πραγματικότητα μέσω της τεχνολογίας είναι και εδώ η απάντηση. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός τέτοιου είδους εκδηλώσεων δεν μπορεί να είναι ολικός, μπορεί ωστόσο να δώσει μια νέα υβριδική μορφή συνεδρίων με μικρά πάνελ ομιλητών και ένα ευρύτερο πλαίσιο συμμετεχόντων οι οποίοι θα μπορούν να παρακολουθούν και να παρεμβαίνουν μέσω online εργαλείων. Είναι αρκετές οι διοργανώσεις και εκθέσεις σε Ελλάδα και εξωτερικό που πλέον οδεύουν προς τη virtual εκδοχή τους και είναι σίγουρο ότι θα ακολουθήσουν και άλλες, με το διαδίκτυο και την τεχνολογία να λειτουργούν ως σανίδα σωτηρίας στη συνέχεια.

Αυτό που επίσης θα ανθίσει το επόμενο διάστημα είναι τα μικρά, πιο exclusive events. Σε μεγαλύτερους από ό,τι συνήθως χώρους, με τις απαραίτητες αποστάσεις ασφαλείας, τα κατάλληλα μέτρα όσον αφορά το banquet κομμάτι -ο μπουφές δεν είναι μέσα στις επιλογές- και ενισχυμένους τους κανόνες υγιεινής, τα επόμενα “εκ του σύνεγγυς” events θα είναι ολιγομελή και πολύ στοχευμένα.

Η καινούργια εποχή των συνεδρίων και των events έχει ως προαπαιτούμενο την επένδυση σε προηγμένο τεχνολογικό εξοπλισμό, που θα διευκολύνει την εμπειρία των συμμετεχόντων. Νέες, καινοτόμες τεχνολογίες είναι σίγουρο ότι θα αναπτυχθούν για την εξυπηρέτηση του κλάδου στη μεταβατική περίοδο που διανύει, ενώ ιδιαίτερη σημασία θα δοθεί και στις εγκαταστάσεις. Η εγγύηση της ασφάλειας είναι αυτή που θα κάνει τη διαφορά σε κάθε venue/διοργανωτή με τις πολυμορφικές, ευρύχωρες αίθουσες να είναι αυτές που θα προτιμηθούν. Η επιτυχία μιας διοργάνωσης θα κρίνεται πλέον από την υγεία/ασφάλεια των συμμετεχόντων.

Το networking δεν μπορεί να σταματήσει

Οδεύοντας στο τελευταίο τρίμηνο του έτους, το 2020 είναι μια χαμένη χρονιά για τα events όπως και μέρος του 2021, αφού κάποια ανάκαμψη παρατηρείται από την άνοιξη του ερχόμενου έτους και έπειτα. Μπορεί για το επόμενο διάστημα τα events να μοιάζουν δύσκολα, ωστόσο σε καμία περίπτωση ανέφικτα. Είτε μέσω της τεχνολογίας είτε με μικρά και ευέλικτα γκρουπ, το networking δεν μπορεί να καταργηθεί, παρά να προσαρμοστεί στις συνθήκες που επιβάλλει η τρέχουσα κατάσταση, μέχρι να είμαστε σε θέση να έχουμε και πάλι τη δυνατότητα να μιλάμε για ανθρώπινη επαφή. Όπως και στην περίπτωση του ταξιδιού, που η επιθυμία για την εξερεύνηση νέων κόσμων δεν μπορεί να πάψει να υφίσταται, έτσι και στα συνέδρια και στα events η επιθυμία για γνώση και δικτύωση θα συνεχίσει να υπάρχει και θα βρει και πάλι τον δρόμο προς την κανονικότητα.