Πέντε σοβαρά λάθη στα email μας που θέτουν υπό αμφισβήτηση τον επαγγελματισμό μας

07:11 18/4/2024 - Πηγή: Huffington Post Greece

Πολλοί από εμάς, άθελά μας, χρησιμοποιούμε το email με τρόπους που μας κάνουν να φαινόμαστε ανώριμοι και λιγότερο ικανοί.

«Oρισμένα κραυγαλέα λάθη, θεωρούνται αντιεπαγγελματικά και δημιουργούν την εντύπωση ότι δεν δίνουμε σημασία στις λεπτομέρειες», μας προειδοποιεί ο Ντεμπ Λι, σύμβουλος ψηφιακής παραγωγικότητας.

Ευτυχώς, προκειμένου να αποφύγουμε κάθε πιθανή παγίδα, ειδικοί αποκαλύπτουν ποια είναι τα πιο επικίνδυνα ατοπήματα. Ας τους λάβουμε σοβαρά

υπόψιν.

1. Τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη

Δεν υπάρχει τίποτα πιο τρομακτικό από το να συνειδητοποιήσουμε ότι έχουμε γράψει λάθος το όνομα του παραλήπτη μας. Βέβαια γενικότερα, τα ορθογραφικά λάθη μας κάνουν να φαινόμαστε απρόσεκτοι. Και στα ονόματα και παντού.

Για τον λόγο αυτό, ο Λι, συμπεριλαμβάνει τα ορθογραφικά, τα γραμματικά και τα συντακτικά λάθη στην κορυφή των πραγμάτων που καταστρέφουν το επαγγελματικό μας προφίλ.

Για να αποφύγoυμε αυτά τα ενοχλητικά λάθη, ελέγχουμε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη μας και προτού το στείλουμε, διαβάζουμε μια φορά το email μας δυνατά, ώστε να πιάσουμε στον αέρα τυχόν λάθη.

«Είναι πιο πιθανό να αντιληφθούμε γραμματικά και συντακτικά λάθη όταν ακούσουμε τα όσα γράφουμε», συνιστά ο Λι. 

Και αν κάνουμε λάθος στο όνομα κάποιου;

«Ζητάμε συγγνώμη και φροντίζουμε να το γράψουμε σωστά την επόμενη φορά», μας προτρέπει καθησυχαστικά ο Λι.

2. Το να συμπεριλαμβάνουμε στα email άσχετους παραλήπτες

Η συμπερίληψη όλων των συναδέλφων στην απάντηση μας σε ένα email χωρίς κάτι τέτοιο να είναι απαραίτητο, πέρα από το ότι μαρτυρά απερισκεψία, μπορεί να μας φέρει αντιμέτωπους με έναν κατακλυσμό εισερχομένων, του στυλ «Ευχαριστώ» ή «Το κατάλαβα».

Και όλα αυτά τα περιττά και άσχετα μηνύματα καθιστούν την περιήγηση στα εισερχόμενα, τόσο τη δική μας, όσο και των συναδέλφων, σκέτο βασανιστήριο. 

3. Το ανεπίσημο δήθεν φιλικό στυλ

«Το να χρησιμοποιούμε emojis και να κάνουμε χιούμορ σε σοβαρά email εργασίας, θεωρείται αντιεπαγγελματικό. Το ίδιο και οι ημιτελείς προτάσεις και λέξεις», προειδοποιεί η σύμβουλος καριέρας Kριστίν Νάτερ.

«Αντίθετα, ως επαγγελματίες θα πρέπει να υιοθετήσουμε τον ανάλογο τόνο, χρησιμοποιώντας πλήρεις προτάσεις και αποφεύγοντας τα emojis και την αργκό», προσθέτει η ειδικός.

Χωρίς ενδείξεις για τη γλώσσα του σώματος, τα emoticon, ακόμα κι αν τα στέλνουμε με την καλύτερη πρόθεση, ελλοχεύει ο κίνδυνος να θεωρηθούν απειλητικά ή ενοχλητικά. 

4. Τα υπερβολικά μακροσκελή email 

Ποιος θα ήθελε να ανοίξει ένα email και να καταλήξει να διαβάζει μια ολόκληρη πραγματεία; Τα καλύτερα email είναι αυτά που περνούν κατευθείαν στο ψητό, στην ουσία. Για τον λόγο αυτό, αποφεύγουμε να στέλνουμε τεράστια κείμενα και μάλιστα χωρίς να κάνουμε καν διαχωρισμό μεταξύ των παραγράφων. Ειδάλλως, φαινόμαστε φλύαροι και ανίκανοι να εντοπίσουμε τί θεωρείται πραγματικά σημαντικό και τί δευτερεύον.

«Για να καταστήσουμε το μήνυμά μας ξεκάθαρο και ”ευκολοχώνευτο”, χωρίζουμε τα email μας σε μικρότερες προτάσεις και παραγράφους. Και φυσικά, δεν ξεχνάμε να δηλώσουμε ξεκάθαρα τι χρειαζόμαστε από τον παραλήπτη και τυχόν προθεσμίες που μας πιέζουν», καταλήγει η Νάτερ.

5. To να στέλνουμε email ενώ είμαστε θυμωμένοι

Τα email δεν είναι απλώς εργαλεία επικοινωνίας. Μπορούν να φανερώσουν πολλά για τη συμπεριφορά και τον χαρακτήρα μας. Eπομένως, δεν πρέπει ποτέ να στέλνουμε μήνυμα ή email όταν νιώθουμε θυμό, καθώς υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να γράψουμε κάτι που δεν μπορούμε να πάρουμε πίσω.

«Το να κακολογούμε τους συναδέλφους μας μέσω email είναι μεγάλο λάθος. Όσο δελεαστικό κι αν μας φαίνεται ένα ξέσπασμα τη στιγμή της οργής, στην καλύτερη περίπτωση θα θεωρηθεί αντιεπαγγελματικό», μας αποτρέπει η σύμβουλος καριέρας Aν Τζεντούσο.

Εξετάζουμε τη συναισθηματική μας κατάσταση και δεν στέλνουμε email σε στιγμές που αδυνατούμε να δαμάσουμε τον εκνευρισμό μας. Και εφόσον ανακτήσουμε την χαμένη ψυχραιμία, αφιερώνουμε λίγο χρόνο για να σκεφτούμε πώς θα αντιδράσουμε.

Μια βόλτα ή το γράψιμο των σκέψεών μας σε ένα χαρτί είναι εξαιρετικοί τρόποι να απομακρύνουμε τα αρνητικά συναισθήματα και να καθαρίσουμε το μυαλό μας.

Related...Θυμός ή Οργή: Τι είναι πιο επικίνδυνο και πώς θα ηρεμήσουμε σε 3, 2, 1 απλούστατα βήματα.Ετοιμοι για οργισμένο μέιλ ή μήνυμα; Μια πολύτιμη συμβουλή πριν πατήσουμε send