Xerox: Η εξ’ αποστάσεως εργασία σε αβέβαιους καιρούς

13:52 18/11/2020 - Πηγή: Mononews

Οι περισσότεροι εργοδότες αναγκάστηκαν να αλλάξουν απότομα τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεών τους, με την πλειονότητα των υπαλλήλων να εργάζονται πλέον από το σπίτι, μία μετάβαση που έφερε νέες και απρόβλεπτες προκλήσεις.

Για τους μάνατζερ των οποίων η ομάδα μετακινήθηκε ξαφνικά από το περιβάλλον του γραφείου στην εξ αποστάσεως εργασία, το μεγάλο ερώτημα είναι το εξής: πώς θα διατηρηθεί η συνοχή της ομάδας, η παραγωγικότητα αλλά και το ηθικό της, στον μεγαλύτερο δυνατό βαθμό, όταν βρίσκεται διάσπαρτη έξω από το σύνηθες εργασιακό της περιβάλλον;

Οι συγκεκριμένες συνθήκες κάτω

από τις οποίες δουλεύει η κάθε ομάδα, αλλά και η σύσταση της, μπορεί να είναι ξεχωριστές, ωστόσο, σύμφωνα με τους ειδικούς, υπάρχουν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές που μπορούν να ακολουθήσουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και το διοικητικό προσωπικό, ώστε να βοηθήσουν τις ομάδες τους να προσαρμοστούν στο νέο αυτό σχήμα με επιτυχία.

H κατάλληλη Τεχνολογία ως μοχλός για τις επιχειρήσεις

Η τεχνολογία αποτελούσε ήδη την ραχοκοκαλιά του χώρου εργασίας σας, πόσο μάλλον τώρα που η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως. Αποτελεί σημαντική αρμοδιότητα των μάνατζερ να αξιολογήσουν ποιο πληροφοριακό σύστημα θα είναι το πιο αποδοτικό για το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό τους και στη συνέχεια να διασφαλίσουν πως, όχι μόνο το έχουν και θα είναι διαθέσιμο για όλους, αλλά και ότι θα παραμένει και ασφαλές καθόλη τη διάρκεια της χρήσης του από το προσωπικό.

Ένα καλό πρώτο βήμα είναι η διεξαγωγή μίας έρευνας – μέσω τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαδικτυακής εφαρμογής (π.χ. μέσω της δωρεάν υπηρεσίας Google Forms) ώστε να φανεί τι εργαλεία έχουν ήδη στη διάθεσή τους και τι χρειάζεται να αλλάξει ή να βελτιωθεί. Βασικά τεχνικά ζητήματα για τα οποία πρέπει οι εργαζόμενοι να ερωτηθούν είναι η λειτουργικότητα των φορητών / επιτραπέζιων υπολογιστών τους, το κατά πόσον είναι αναβαθμισμένο το λογισμικό τους και πόσο γρήγορη η σύνδεσή τους στο διαδίκτυο, ώστε να επιτρέπει την υποστήριξη κλήσεων ήχου και βίντεο.

Δεν είναι βεβαίως δυνατόν να καλυφθούν όλες οι τεχνολογικές ανάγκες ταυτόχρονα. «Οι τεχνολογικές ανάγκες θα προκύπτουν σε κύματα» τονίζει ο Daniel McGinn, συντάκτης του Harvard Business Review και συν-παρουσιαστής του podcast “Dear HBR”. «Μόλις αρχίσουν όλοι να επικοινωνούν αποκλειστικά μέσω online εργαλείων, θα μπορείτε σταδιακά να εντοπίσετε τι άλλο χρειάζονται», για παράδειγμα νέες συσκευές, όπως φορητούς υπολογιστές και εκτυπωτές. Ως μάνατζερ, μην αφήσετε την αντιμετώπιση των τεχνικών προβλημάτων στο προσωπικό σας. Είναι ένας τομέας στον οποίο μπορείτε και πρέπει να αναλάβετε πρωτοβουλίες.

Η τακτική και σωστή επικοινωνία με τους συναδέλφους

Μιλήστε με την ομάδα σας. Στη συνέχεια, μιλήστε τους ξανά. Η συχνή επικοινωνία, τώρα περισσότερο από ποτέ, αποτελεί βασικό χαρακτηριστικό της αποτελεσματικής ηγεσίας και των σωστών επικοινωνιακών τακτικών. Οι έρευνες δείχνουν ότι έως και το 50 τοις εκατό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρερμηνεύονται και, σύμφωνα με τον Δρα Nick Morgan, ιδρυτή και διευθύνοντα σύμβουλο της συμβουλευτικής εταιρίας Public Words και συγγραφέα του βιβλίου «Can you hear me?», πολλοί παραλήπτες ερμηνεύουν ακόμη και τα θετικά μηνύματα όπως π.χ. «καλή δουλειά», ως σαρκαστικά.

Η τηλεδιάσκεψη είναι μία προφανής λύση και ορισμένες εταιρείες ιδιαίτερα εξοικειωμένες με την τεχνολογία, στρέφονται ακόμη και σε πλατφόρμες παιχνιδιών και επαυξημένης πραγματικότητας για να ενισχύσουν την εμπειρία της σύνδεσης μεταξύ των χρηστών. Το να μπορείς να δεις το πρόσωπο που ανήκει στην φωνή που ακούς είναι κρίσιμο ζητούμενο, τονίζει ο Morgan. Η έρευνά του έδειξε ότι μόλις το 5% του συνόλου των επιχειρηματικών επικοινωνιών πραγματοποιούνται μέσω τηλεδιάσκεψης, αλλά ο ίδιος πιστεύει ότι και το υπόλοιπο 95% πρέπει να γίνει με αυτόν τον τρόπο. Ωστόσο, όσο πιο σύντομη είναι η διάρκεια της κλήσης, τόσο το καλύτερο: οι διευθυντές ομάδων είναι καλό να διατηρούν την διάρκεια των τηλεδιασκέψεων σε 30 με 45 λεπτά – μετά από αυτό το διάστημα η προσοχή όλων αρχίζει και εξασθενεί.

«Εάν έχετε μια πρωινή ομαδική συνάντηση, προγραμματίστε την εικονικά», λέει ο John Curtis, Διευθυντής μάρκετινγκ, Xerox Financial Services στην Αμερική. Ακριβώς το ίδιο ισχύει και για επικοινωνίες με επιχειρηματικούς εταίρους και πελάτες. Μην διστάζετε να τους προσεγγίζετε συχνά.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να δώσουν έμφαση στην ευημερία των εργαζομένων

Το Harvard Business Review δημοσίευσε πρόσφατα ένα άρθρο το οποίο έτυχε θερμής υποδοχής από τους αναγνώστες, σχετικά με το πώς η κατάσταση που βιώνουμε αυτήν την περίοδο θα μπορούσε να περιγραφεί και ως μία διαδικασία πένθους. Υπό το πρίσμα αυτό, τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να είναι προετοιμασμένα να βρεθούν αντιμέτωπα με φαινόμενα όπως το υπερβολικό στρες και η υπερκόπωση στους υπαλλήλους. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι, ενώ προφανώς και χρειάζεται να παραμένουν παραγωγικοί, θα έχουν την ευχέρεια να κάνουν διαλείμματα, να βρίσκουν χρόνο για άσκηση εφόσον το επιτρέπει η υγεία τους, να κλείσουν τον υπολογιστή τους στο τέλος της εργάσιμης ημέρας και φυσικά να ακολουθήσουν όλες τις επικαιροποιημένες συμβουλές των αρχών για τη διατήρηση της καλής ψυχικής και σωματικής τους υγείας.

«Με την τηλεργασία, μπορεί κανείς εύκολα να πάθει υπερκόπωση», υπογραμμίζει ο Curtis.

Πράγματι, η άμεση και πάντα εφικτή πρόσβαση στη δουλειά με τη βοήθεια των smartphones και διαδικτυακών εφαρμογών όπως το Slack ή το Microsoft Teams, σημαίνει ότι όσοι εργάζονται από το σπίτι – τόσο οι μάνατζερ όσο και οι υπάλληλοι – καταλήγουν να εργάζονται πολύ περισσότερο από ό,τι θα έκαναν κατά τη διάρκεια μιας τυπικής εργάσιμης ημέρας στο γραφείο, διατρέχοντας πλέον κίνδυνο να πάθουν ακόμη και υπερκόπωση.

Μια απλή τακτική για να αποφευχθεί αυτό είναι οι μάνατζερ και οι διευθυντές να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να διατηρούν έναν συγκεκριμένο χώρο στα σπίτια τους, μόνο για εργασία. «Εάν διατηρείτε έναν χώρο που είναι προορισμένος αποκλειστικά για την εργασία σας και μόλις βγείτε από αυτόν, ουσιαστικά απομακρύνεστε από οτιδήποτε σχετικό με αυτήν, αυτό μπορεί να είναι μία χρήσιμη πρακτική» αναφέρει ο McGinn.

Τα κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn, οι ομάδες στο Facebook, το WhatsApp, εφαρμογές όπως το Slack ή το Discord, ακόμη και τα άμεσα μηνύματα του Instagram, προσφέρουν σε όλους τους μάνατζερ την ευκαιρία να ανακαλύψουν μία κοινότητα στελεχών με παρόμοια λογική και νοοτροπία για επαγγελματικά ζητήματα, ώστε να τους καθοδηγήσουν σωστά, ακούγοντάς τους και βοηθώντας τους να επιλύσουν κοινά προβλήματα που ανακύπτουν στην εργασία εξ αποστάσεως