Πώς να προστατεύεις τον χρόνο σου στο γραφείο από τους συναδέλφους που διακόπτουν

10:22 18/4/2017 - Πηγή: Huffington Post Greece

Αισθάνεσαι ποτέ ότι η μέρα σου στο γραφείο είναι μια σειρά από συνεχείς διακοπές από τους συναδέλφους; Παρεμβάσεις που δεν σου επιτρέπουν να ολοκληρώσεις τις εκκρεμότητες που έχεις; Ή ότι βγάζεις περισσότερη δουλειά όταν υπάρχει λιγότερος κόσμος στο γραφείο;

Ως ένα βαθμό το να σε διακόπτουν είναι μέρος της δουλειάς. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείς να δημιουργήσεις κάποιες δομές ώστε να προστατεύεις τον χρόνο σου,

προκειμένου να μπορείς να συγκεντρωθείς χωρίς περιττές αποσπάσεις.

Ίσως νιώθεις ότι αν το κάνεις αυτό τότε θα φανείς σκληρός ή αδιάφορος απέναντι στους συναδέλφους σου. Όμως δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Υπάρχει τρόπος:

1. Προγραμμάτισε περιόδους για συγκεκριμένες δουλειές

Όπως προγραμματίζεις χρόνο στο ημερολόγιό σου για meeting ή άλλα σημαντικά ραντεβού (πχ με πελάτες), όμοια προγραμμάτισε και χρόνο κανονικά στην ατζέντα σου όπου θα μπορείς να δουλέψεις ανεμπόδιστα συγκεκριμένα πράγματα (πχ. 10.00-12.00 συγγραφή της Χ προσφοράς). Έπειτα ξεκίνα να προστατεύεις τον χρόνο αυτό, όπως θα έκανες αν ήταν και κάποιο meeting. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείς το Microsoft Outlook, μπορείς να σηματοδοτήσεις αυτή την περίοδο ως "unavailable". Εάν κάποιος σε διακόψει εκείνη την περίοδο, να είσαι έτοιμος να απαντήσεις ότι κάνεις κάτι σημαντικό και προγραμματισμένο, οπότε καλό είναι να μιλήσετε αργότερα.

2. Προσδιόρισε στους συναδέλφους πότε θα είσαι διαθέσιμος

Όποτε λες σε κάποιον ότι δεν μπορείς να μιλήσεις εκείνη την στιγμή, εξήγησε πότε ακριβώς θα είσαι διαθέσιμος. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβεις κάποια διευκρίνιση, όπως «να μιλήσουμε μετά το lunch break;» ή «να σου στείλω ένα email με λεπτομέρειες για το θέμα αύριο πρωί;».

Με αυτό τον τρόπο δεν αφήνεις τον άλλο να νιώθει μετέωρος, αλλά ορίζεις ξεκάθαρα ποια θα είναι η συνέχεια και δίνεις και την βεβαίωση ότι θα έχει την προσοχή σου, απλά όχι εκείνη την στιγμή.

3. Προσφέρσου να βοηθήσεις όταν μπορείς χρονικά

Αν βλέπουν οι συνάδελφοι ότι προσφέρεσαι να βοηθήσεις κατά τις περιόδους που είσαι πιο ελεύθερος, θα έχουν και μεγαλύτερη κατανόηση για τις περιόδους που προστατεύεις τον χρόνο σου και ζητάς να μην διακόπτεσαι. Και αυτό γιατί θα ξέρουν ότι δεν πρόκειται για μια δικαιολογία ή πρόφαση προκειμένου να αποφύγεις να βοηθήσεις, πόσο μάλλον αν έχουν από σένα γρήγορες απαντήσεις σε άλλες στιγμές.

4. Δράσε προληπτικά

Σκέψου από την εμπειρία σου, ποιες είναι οι περιπτώσεις που σε διακόπτουν πιο συχνά και αν υπάρχουν τρόποι να τις αντιμετωπίσεις εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, αν συχνά σε διακόπτουν οι συνάδελφοι για να ζητήσουν την άποψή σου για το Χ, ίσως μπορείς να ετοιμάσεις κάποιο κείμενο ή οδηγό που θα τους βοηθάει μόνιμα να επιλύουν τις απορίες τους.

5. Κατανόησε αν οι συχνές διακοπές είναι στην φύση της δουλειάς σου

Ενώ υπάρχουν δουλειές που ιδανικά πρέπει να μην σε ενοχλούν για μεγάλα διαστήματα προκειμένου να μπορείς να συγκεντρωθείς, υπάρχουν και άλλες όπου όλος ο ρόλος στην πραγματικότητα είναι δομημένος γύρω από την ανάγκη να είσαι προσβάσιμος από τους άλλους συνέχεια.

Σε τέτοιες θέσεις εργασίας δεν είναι ρεαλιστικό να προσδοκείς ότι θα παραμένεις ανενόχλητος για μεγάλα διαστήματα, καθώς είναι στην φύση της δουλειάς σου να επικοινωνείς με κόσμο (πχ εξυπηρέτηση πελατών). Σε τέτοιες περιπτώσεις, η λύση είναι να το συνυπολογίζεις κατά τον προγραμματισμό εργασιών σου ή τους στόχους που έχεις και να επιβεβαιώνεις ότι οι ανώτεροί σου κατανοούν την φύση της δουλειάς σου.

Ο στόχος πάντα είναι να προσπαθήσεις να συνδυάσεις και τις δύο παραμέτρους: και τον χρόνο σου να υπερασπιστείς και να δείχνεις στους συναδέλφους σου ότι έχεις διάθεση συνεργασίας. Κάτι που μπορείς να επιτύχεις εύκολα. Άλλωστε η εξέλιξη της καριέρας σου εξαρτάται από πολλές παραμέτρους και όχι μόνο από το πόσο σκληρά δουλεύεις. Και είμαι σίγουρος ότι έχεις όλα τα εφόδια και τη γνώση για να την εξελίξεις άμεσα.

-- This feed and its contents are the property of The Huffington Post, and use is subject to our terms. It may be used for personal consumption, but may not be distributed on a website.