Οργάνωσε την επιφάνεια του γραφείου σου like a pro!

14:56 18/7/2022 - Πηγή: Plaisio

Η οργανωμένη επιφάνεια του γραφείου, σε βοηθάει να γίνεις πιο παραγωγικός. Απλά φέρε στο μυαλό σου την εξής εικόνα… να ψάχνεις ένα σημαντικό έγγραφο και να μην το βρίσκεις πουθενά!

Όλη αυτή την ώρα, που ψάχνεις τα συρτάρια, τα βιβλία, κάτω/πάνω από το γραφείο… ακόμα και στην κουζίνα, ξέρεις πόση πολύτιμη ώρα χάνεις από την εργασία και τη μελέτη σου; Και το κυριότερο, ξέρεις πόσο πολύ χάνεις τον ειρμό της σκέψης και της συγκέντρωσης σου; Τα πράγματα γίνονται πολύ πιο εύκολα (και γρήγορα), όταν τακτοποιείς την επιφάνεια εργασίας σου συχνά. Μπορεί να απαιτείται από εσένα μία μικρή προσπάθεια,

όμως πίστεψέ μας αξίζει τον κόπο! Και επειδή το δύσκολο είναι να κάνεις την αρχή… Συγκεντρώσαμε για εσένα τα must-have είδη γραφείου:

#01 Κουτιά, Κλασέρ, Ντοσιέ & Φάκελοι

Όλες τις φωτοτυπίες, τα σημαντικά έγγραφα και τους λογαριασμούς αρχειοθέτησε τα ανά κατηγορία. Ένα βασικό κριτήριο, που καθορίζει το είδος αρχειοθέτησης, που θα επιλέξεις είναι κυρίως ο όγκος των εγγράφων. Ένα κλασέρ χωράει πιο πολλά φύλλα και διαφάνειες συγκριτικά με τα άλλα. Είναι πιο ογκώδες, δύσκαμπτο και ανθεκτικό στη χρήση. Από την άλλη, το ντοσιέ και ο φάκελος χωρούν λιγότερες φωτοτυπίες και μεταφέρονται εύκολα. Τα παλιότερα έγγραφα, που δε χρησιμοποιείς συχνά, μπορείς να τα τοποθετήσεις σε ένα αποθηκευτικό κουτί, ξεχωρίζοντάς τα ανά κατηγορία σε επιμέρους φακέλους και διαφάνειες. Η καλή αρχειοθέτηση είναι το «Α και το Ω» στην οργάνωση του γραφείου σου. Πέρα από το ότι θα βρίσκεις ό,τι ψάχνεις με μια ματιά, όλα τα έγγραφά σου διατηρούνται σε πολύ καλή κατάσταση, αφού προστατεύονται από τη σκόνη και τις φθορές.

Tip!

Ένα συρραπτικό και ένα περφορατέρ είναι απαραίτητα στην αρχειοθέτηση. Με το συρραπτικό θα συγκρατήσεις φωτοτυπίες ίδιου θέματος. Ενώ με το περφορατέρ θα δημιουργείς στις σελίδες τις απαραίτητες τρύπες για την αποθήκευση τους στα ντοσιέ και τα κλασέρ. Αυτό που πρέπει να λάβεις υπόψη σου για την αγορά ενός περφορατέρ είναι η ποσότητα διάτρησης, δηλαδή πόσες σελίδες μπορεί να τρυπήσει ταυτόχρονα. Αντίστοιχα, στο συρραπτικό κοιτάς τη δυνατότητα συρραφής, το πόσες σελίδες δηλαδή μπορεί να συρράψει μονομιάς.

#02 Χαρτοθήκη

Όσα χαρτιά δεν προλαβαίνεις να συμμαζέψεις μέσα στην ημέρα, τοποθέτησέ τα σε μία χαρτοθήκη. Έτσι, θα είναι τακτοποιημένα, μέχρι να το πάρεις απόφαση να… συμμαζέψεις και πάλι το γραφείο σου!

#03 Γραφική Ύλη

Σίγουραααα, την περισσότερη δουλειά σου την κάνεις στο pc. Είμαστε σύμφωνοι σε αυτό. Όμως, δεν υπάρχει περίπτωση να μη χρειαστείς ένα στυλό για να κρατήσεις μία σημείωση! Ο βασικός εξοπλισμός του γραφείου σου πρέπει να περιλαμβάνει απαραίτητα λίγα στυλό στα βασικά τουλάχιστον χρώματα, κανα-δυο μολύβια, γόμα, ξύστρα, διορθωτικό και υπογραμμιστικό μαρκαδοράκι. Από εκεί και πέρα, ανάλογα με τις ανάγκες σου, μπορείς να «εφοδιαστείς» με περισσότερα!

#04 Μολυβοθήκη

Συγκέντρωσε όλα τα μολύβια, τα στυλό, τις γόμες και τους μαρκαδόρους σου σε μία μολυβοθήκη. Ιδανικά προτίμησε να έχει χωρίσματα, ώστε να μοιράσεις τη γραφική ύλη, ανάλογα με το είδος και να βρίσκεις εύκολα, αυτό που αναζητάς κάθε φορά. Το μόνο που πρέπει να θυμάσαι… είναι να επιστρέψεις το μολύβι, που πήρες πίσω στη θέση του, για την επόμενη φορά που θα το ξαναχρειαστείς!

#05 Σημειωματάριο & Ημερολόγιο

Στο σημειωματάριο θα γράφεις όποια σημαντική πληροφορία πρέπει οπωσδήποτε να «κρατήσεις». Θα σημειώνεις κάθε σκέψη σου, τα requests και γενικά… τα πάντα! Απέφυγε να κάνεις επιπλέον σημειώσεις σε χαρτάκια, σε κομμένα φύλλα τετραδίου ή σε Α4 σελίδες, γιατί υπάρχει κίνδυνος να χαθούν πληροφορίες. Ενώ την ίδια στιγμή, δημιουργούν μία ακαταστασία, χωρίς λόγο!

Στο ημερολόγιο από την άλλη, θα σημειώνεις το πλάνο του μήνα και τα ραντεβού σου.  Για να σταματήσεις να κολλάς post-it στην οθόνη του υπολογιστή, με την ώρα του επόμενου meeting! Υπάρχουν στην αγορά μηνιαία, εβδομαδιαία και ημερήσια ημερολόγια, για να επιλέξεις αυτό που σε βολεύει.

#06 Post-it/ Σελιδοδείκτες

Έχε τα πάντα δίπλα από τη μολυβοθήκη, για να έχεις άμεση πρόσβαση σε αυτά. Βολεύουν πολύ στη μελέτη και στο διάβασμα. Και ο λόγος είναι επειδή μπορείς να καταγράφεις τα συμπεράσματά σου και να επισημαίνεις όλα τα σημαντικά σημεία. Πέρα από αυτό όμως, τα post-it είναι η «γρήγορη λύση» για να κρατάς σημειώσεις. Ενώ οι σελιδοδείκτες είναι απαραίτητοι και για την συγκράτηση μεγάλου όγκου εγγράφων.

#07 Κάδος απορριμμάτων

Απαραίτητος για να «ξεφορτώνεσαι» άμεσα τη χαρτούρα που δε χρειάζεσαι άλλο! Διαφορετικά, το πιθανότερο είναι να περιβάλλεσαι από σημαντικά και ασήμαντα χαρτιά… που για να τα διαχωρίσεις θα σου πάρει ώρες!

Στο γραφείο περνάς πολλές ώρες της ημέρας σου. Για το λόγο αυτό, εστίασε στην οργάνωσή του. Διαμόρφωσέ το με τέτοιον τρόπο, που να ταιριάζει στο στιλ και στις ανάγκες σου. Να σου αρέσει και να σε ξεκουράζει. Έτσι μόνο, θα μπορείς να εργάζεσαι/μελετάς αποδοτικά σε αυτό!

The post Οργάνωσε την επιφάνεια του γραφείου σου like a pro! appeared first on Plaisio Blog.